Кейс: как настраивали учет «Новуса»

67 0
  • 5 Июля 2019
Кейс: как настраивали учет «Новуса»
Интерлогика автоматизировала учет с нуля для Новуса, компании торгующей импортным маслом. 

Привет, меня зовут Катя, в этом кейсе я расскажу как помогала настирывать учет компании, которая ещё не вела никаких торговых операций и толком не имеет бизнес-процессов, если хотите обсудить подробности, приглашаю внашу группу ВКонтакте, пишите в сообщения сообщества и я отвечу.

Мы создали методику и правила учета в 1с с нуля для новой компании, которая ещё не имела учета и не проводила бизнес-операции, научили сотрудников работать в ней, создавая правильные отчеты. 

Эльдар — главный участник нашего кейса и основатель компании Новус, продающей импортное моторное масло через интернет. Мы уже настраивали учет для Эльдара в других компаниях, поэтому когда Эльдар открыл новую компанию он пришел к нам, чтобы сразу автоматизировать учет по науке.

Как настраивается учёт

Обычно в Интерлогике мы автоматизируем управленческий и торговый учет в компаниях, которые какое-то время проработали и столкнулись с проблемами мешающие нормальной работе. Тут появляемся мы и начинается магия.

Эксперты Интерлогики общаются с собственником бизнеса, выпытывают у него всё! Как работает бизнес, как должен работать, какие процессы протекают, что нужно сделать, чтобы все работало. Во время такого общения мы определяем истинные цели и ожидания от автоматизации. После описываем правила автоматизации, детализируем управленческий и торговый учет, составляем ТЗ для программистов, определяем, что должно быть в отчетах, и прописываем правила формирования ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежегодных отчетов, так чтобы собственник видел динамику развития, и мог держать руку на «пульсе» бизнеса и при этом не был перегружен ненужной информацией. 


В этот раз, для компании Эльдара автоматизацию учёта нужно было настроить до старта бизнеса, когда даже нет отработанных процессов. Это сложно и интересно.

Этап 1- консультация 

Консультация — обязательный этап перед автоматизацией, готовой шаблонной автоматизации под ключ не бывает. Нам нужно понять, что на самом деле хочет получить собственник. Бывает собственник говорит: «Хочу, чтобы себестоимость считалась автоматически», а в реальности из-за кривого учета ТМЦ, себестоимость настроить можно, но от этого не будет никакого толка, она всегда будет считаться с ошибкой.

Эльдар «с порога» рассказал: компании нужен учет в 1С, чтобы автоматизировать рабочие операции, минимизировать время сотрудников, увеличить скорость получения информации по результатам работы в любое время, сократить ошибки учета. Компания будет работать с импортными поставщиками, значит нужно будет
правильно определять стоимость контракта в пересчете в рубли. Вести учет импорта по ГТД. 

На консультации мы узнали, что Эльдар уже подписал внешнеторговый контракт, известна дата поставки масел, выплачен аванс поставщику. 

Можно схематично описать документы о которых нам рассказал Эльдар, вот таким образом: 

  1. Эльдар, заключил контракт на поставку импортных товаров;
  2. Заключил договор поставки;
  3. Заключил договор на таможенное оформление. 


Цель и задачи учета 

По итогам консультации определили цели и задачи учета. 

  • Определить методику учета и порядок отражения операций по импорту в программе 1С. 
  • Учет ТМЦ . Учет прихода и расхода импортной номенклатуры в разрезе ГТД. 
  • Учет ВЭД. Оформление импортных операций закупки или оплаты в валюте. 
  • Учет финансов. Учет в рублях, в разрезе касс и банковских счетов. 

Настроить отчеты:

  • Остатки ТМЦ количество и сумма 
  • Движение ДС
  • Взаиморасчеты с контрагентами: в рублях и евро. 

Этап 2- предложение по программе 

Мы описали методику учета в программе на базе 1С 8 УНФ. 

Расписали как оприходовать товар по ГТД, учесть пошлину и уплаченный на таможне НДС, как занести в программу номенклатуру. 

Описали правила занесения новых внешнеторговых договоров.  

Разобрали создание и поступления с расчетного счета, загрузки выписки в 1С. 

Разобрали оформление операции продажи товара. 

Разобрали, как сделать настройки учета в разных валютах, как в 1С загрузить курсы валют. 

Описали настройки для контроля номеров ГТД в приходных накладных и документах продажи для импортного товара, так как согласно законодательству номер ГТД является обязательным к указанию в счете на товар.

Для того, чтобы Эльдар, мог  оперативно оценивать результаты бизнеса, и контролировать ежедневные выполнения операций настроили отчеты:
Отчет по движению товаров за период,
Отчет - остатки товаров в разрезе ГТД,
Контроль взаиморасчетов,
Отчет по движению денежных средств. 

Так как Эльдар раньше не работал с импортом и валютными операциями, выяснили, что фактические сроки поставки срываются, что приведет к нарушению валютного контроля РФ. Нам удалось вовремя составить и подписать допсоглашение о переносе сроков. Поэтому дополнительно подготовили действующие правила валютного контроля.

Этап 3. Разработка методики учета 

Для работы в программе учета подготовили, инструкции по методике работы. 

  1. Настройка программы. 
  • Обязательно включить использование ГТД. 
  • Включить возможность работы с валютой.
  • Как внести реквизиты организации и учетную политику налогообложения
  • Как завести банковские счета в валюте и в рублях
  • Как завести склад для товара

     2. Описание методики работы в программе.

  • Как внести поставщика импортных товаров, обязательные реквизиты для заполнения и выбор валюты договора.
  • Создать справочник номенклатуры
  • Оформление поступления импортного товара:
  • Как занести товар по ГТД.
  • Как читать и понимать декларации.
  • Какие данные и из каких полей нужны для занесения в программу.
  • Сколько листов в декларации и что они содержат.
  • Как заполнить и в каком поле ГТД учтены Расходы при  импорте:
  • Таможенная стоимость, пошлина, НДС.
  • Оформление поступления дополнительных расходов связанных с увеличением стоимости запасов: транспортные услуги, услуги таможенного брокера и т.д.
  • Оформление продажи: за наличные и безналичные. Юр.лицам и Физ.лицам
  • Оплата поставщику 
  • Как загрузить выписку из банка и сформировать поступления и списания со счета.  
  1. Настройка отчетов:
  • Настроили Отчет по движению товаров за период, приход и расход, себестоимость в рублях.
  • Отчет - остатки товаров в разрезе ГТД.  
  • Контроль взаиморасчетов
  • Отчет по движению денежных средств
  • Отчет о прибылях и убытках. 

Этап 4. Обучение работе в программе  

Обучение работе в программе проходило у экрана компьютера, собрались  сотрудники и собственник. Консультация прошла быстро, вопросов не было. Но это не удивительно работа в программе не началась. 

После того как началась работа, было множество дополнительных вопросов, мы отвечали на все вопросы добавляли в инструкцию новые пункты. 

Этап 5. Поддержка и консультации в начале работы в программе 

Для того чтобы собственник и сотрудники были в курсе возникающих вопросов и полученных ответов мы сделали общий чат.  Сотрудники Новуса, в случае проблем с учетом задают вопрос нам. В рабочее время консультанты Интерлогики отвечают. Вопросы, которые по мнению Эльдара горят, мы решаем через звонок.

Саммари 

Эльдар получил настроенную программу, ему не нужно было придумывать отчеты и методы учета данных. Он может оценить свой бизнес.  Учет в программе ведется с первых дней. В том случае, когда у клиента возникают вопросы и дополнительные “хотелки” , мы всегда рядом поддерживаем, подключаемся к процессу. Эльдар работает и развивается, он месяц проработал без нас, но когда возникла новая идея, он пришел за поддержкой.

Покажите статью друзьям:

Услуга по теме статьи

Автоматизация учета компании

Возврат к списку