Как руководителю фокусироваться на главном

Руководитель может получать хоть 20 подробных отчетов: начиная с остатков ТМЦ на складе и заканчивая отчетом по контекстной рекламе в Яндекс-директе. Проанализирует их — вот и рабочий день закончился. Весь день убивать на анализ отчетов — такое себе.

Показателей много, и они действительно рисуют детальную картину того, что происходит в компании. Но детальная картина нужна ответственному за направление, а руководителю надо фокусироваться на главном и видеть общую стратегию.

Для этого достаточно 1-2 главных показателя из отчета. Пусть маркетолог разбирается, по каким запросам цена клика по рекламе ниже — руководителю нужно фокусироваться на главном: знать, сколько он тратит на рекламу и какое количество заявок с нее получает. И всё. При таком подходе вы сфокусируетесь на главном, а за деталями по каждому направлению будут следить специалисты, которые за них ответственны.

Основная задача руководителя — вовсе не работа в бизнес-процессе, как многие думают. Основная задача — организация процессов. Именно в таком случае он сможет наблюдать за картиной и улучшать бизнес. Если же он погружен в рутину, то видеть ситуацию в общем не сможет.

Чтобы избавиться от бесконечной аналитики объемных отчетов, руководитель должен выделить для себя ключевые показатели. Взглянув на них, он сразу сделает выводы: нормально ли все в компании или нужно вмешиваться в ситуацию. Как правило, таких показателей у каждого руководителя 3-5.

Разберем несколько показателей, которые могут стать ключевыми.

Выручка по кассе. Руководители торговой сети знают, какое количество продаж должен совершить магазин, чтобы получить в итоге планируемую прибыль. Можно отслеживать показатель за день, можно за месяц.

Сумма контрактов. Актуально для оптовой торговли.

Запасы сырья на складе. Зная этот показатель, производственники могут рассчитать, сколько будет продолжаться производственный цикл. А еще они могут поддерживать такое количество запасов, при котором они отвлекут по минимуму денег из оборота, но при этом без риска остановки конвейера.

Сумма дебиторской задолженности. Это актуально почти для всех видов бизнеса. Цифра непосредственно влияет на активы компании и количество денег в денежном потоке.

Чтобы компания достигала целей, по каждому ключевому показателю стоять план. Вы будете видеть не только абсолютные значения, но и процент их достижения относительно плана. Ведь не каждый руководитель сможет вот так сходу определит: 2,37 млн рублей поступлений к 17 апреля — это хорошо или плохо?

Другое дело, когда видно, что 2,37 млн — это 15% плана, а прошло уже полмесяца. Пора нагибать исполнителей, иначе такими темпами даже половины плана к концу месяца не достигнете.

Контроль бизнеса по нескольким цифрам действительно очень приятен, когда план выполняется. Руководитель смотрит на цифры, они растут — и можно жить спокойно. Это высвобождает время руководителя для другого фокуса: поиска рынков, возможностей, поставщиков, идей по реорганизации. Позволяет не каждый день смотреть на всё сразу, а управляя своим вниманием улучшать другие элементы бизнеса.

Но это не значит, что когда цифры будут плохими, он продолжит просто смотреть на них.

По каждому направлению есть ответственный. Когда руководитель замечает просадку по показателю, он обращается к этому ответственному с логичным вопросом: «Почему так происходит?». Тут уже можно и подробные отчеты привлечь, и планерку собрать, чтобы выработать решение проблемы.

Собирать ключевые показатели можно откуда угодно и в каком угодно виде. Много раз видел, как бухгалтерия собирает ручками эти показатели и кладет их на стол руководителю каждое утро. Но в 2018 году это, конечно, верх неэффективности.

Если в компании определена учетная политика и все первичные документы попадают в учет быстро и правильно, можно собирать показатели автоматически. Программа (например, 1С) сама преобразует значения для разных отчетов. Останется только поставить планы по каждой метрике и настроить панели индикаторов для руководителя их еще называют дашбордами руководителя. Можно даже сделать свою панель каждому менеджеру, ведь у них свои фокусные значения.