4 успешных кейса автоматизации торгового бизнеса и не только торгового

Розничная торговля продуктами питания, сеть из 40 торговых точек. Высокий оборот товаров и выручки — на 700 млн рублей в год.

После трех лет работы тучи стали сгущаться и собственники подумали про автоматизацию. Пригласили нас. Мы начали с наведения порядка в торговом и финансовом учете. В крупной торговой сети собрать правильно управленческую аналитику — сложная задача. Большая путаница с ассортиментом, сотни поставщиков, партнеры, логистика... Из-за всех этих сложностей на некоторых точках инвентаризация не проводилась годами.

Засучив рукава вместе с управляющим сеткой начали разбирать все по полочкам. Как выяснилось, по многим точкам недостачи по товарам составляли 500-600 тысяч рублей. Вроде цифра небольшая, но в сравнении с товарными запасами — крупная, а в сравнении с прибылью — космическая. Собрали управленческий баланс и увидели: выручка есть, товарооборот есть, даже деньги в компании есть, а прибыли из-за убытков от краж практически нет.

Какая тут автоматизация? Собственник решил навести порядок, настроить косметическую автоматизацию и продать торговую сеть.

У Ульяны — бизнес по производству и монтажу холодильного оборудования в Сибири, а заодно и магазин этого оборудования. Учет в компании велся сразу в нескольких системах — а значит, не велся толком. Ситуация с расходами и остатками ТМЦ на складах запутанная, а главное — не понятна себестоимость заказов.

Из-за этого возникала проблема со скидками — менеджеры не знали, по какой цене можно продавать. Мало скинешь — клиент соскочит, много скинешь — клиент довольный, но ты бесплатно поработал. Вот и получалось, что половина заказов с прибылью, половина с убытками.

Мы навели порядок в учете компании. Сделали так, чтобы Ульяне было удобно контролировать расходы, доходы, кассу и прибыль, собрали удобные управленческие отчеты. Так она решила проблему с себестоимостью, плюс получила возможности ввести KPI для сотрудников, контролировать запасы, учитывать каждый саморез.

Что еще очень важно — Ульяна освободила свою голову от рутины, появилось больше времени заниматься бизнесом, а не учетом. Раньше она заносила каждый заказ в Эксель, чтобы посчитать маржинальность, вела раздельный учет заказов и финансов. Плюс она всегда неправильно считала прибыль, потому что просто физически не могла вручную учесть все косвенные издержки. Теперь это все считается автоматически и правильно.

Следующий пример позволил на базе автоматизации радикально преобразить бизнес-модель. Наш заказчик, Сергей, владелец пары магазинов интимных товаров в отдаленном регионе России. И все бы хорошо, но надоело ему жить в холоде и решил он отправиться в бессрочный отпуск в теплые края. Понадобилось привести в порядок учет и автоматизировать все, чтобы с пляжа контролировать происходящее в магазинах.

Сергей ввел строгое управление финансами, расходные и доходные статьи, отчеты о движении денежных средств и о прибылях и убытках. Потом упаковал все это в облачную 1Ску, чтобы продажи, расходы и вся картина бизнеса была видна с любого пляжа. Получился не бизнес, а конфетка:

• Продажи и кассы видно,
• Ассортимент и торговые отчеты — огонь,
• Взаиморасчеты с поставщиками прозрачные,
• Управленческие отчеты — загляденье,
• И даже собрали панель индикаторов, чтобы Сергей каждое утро видел цифры по ключевым показателям бизнеса.

Сергея посетила идея упаковать на базе автоматизированного решения франшизу и продавать. Хочет торговец из другого города открыть магазин интимных товаров, покупает у Сергея готовую франшизу и начинает работать за неделю. Так автоматизация преобразила торговый бизнес во франчайзинговый и стала его основой.

Островки косметических товаров в крупных ТЦ. Бизнес растет как на дрожжах. Когда партнеры начинали этот бизнес, распределили роли: кому-то досталась роль коммерческого директора, кому-то по продажам. Пока точек было пять — все успевали, когда точек стало 15 — пришло время автоматизировать.

В компании свой штат 1С-ников, внедрен пакет правильных программ, а коммерческий директор и его финансовая команда тонут в рутине. На сборку простых отчетов о движении денег и о прибылях и убытках уходит пара дней, продажи заносятся куда попало, а выгрузка из торговой программы в финансовую делается через таблицы. В итоге, коммерческий директор 14 часов в сутки сводит отчеты и проверяет цифры, а на финансовое планирование времени совсем не остается. Партнеры не могут прогнозировать денежные потоки и инвестировать более активно, бизнес ждет финансовый коллапс.

Что будем делать? Сперва разберемся с учетом финансов и ТМЦ. Нужно спланировать статьи доходов и расходов, категории товаров и торговую аналитику. Когда «на бумажках» все расписали, можно автоматизировать. Настроим все программы в соответствие с придуманной схемой учета. Настроим обмены данных и выгрузки, чтобы обмен происходил без участия человека. Получается, что кто-то генерирует цифры доходов и расходов, автоматически первичные документы попадают в 1С, а программа сама собирает отчеты о ДДС и ОПиУ.

Можно внедрять финансовое планирование. Это почти то же самое, только вводим прогнозы поступлений и списаний по статьям на месяц, квартал и год. Коммерческий директор спасен от оков Экселя и может заняться поиском средств для развития компании.

Автоматизация учета и бизнес-процессов преображает бизнес. Ускорение работы, более точное выполнение задач сотрудниками, а также прозрачность цифр для собственника — это прямые выгоды.

Изменение модели или нахождение новой ниши для себя — косвенные, но критически важные. Плюс освобождается время собственника, а в моем мире это обязательное условие предпринимательства.

Если вам понадобится помощь по автоматизации управленческого учета или вы хотите автоматизировать бизнес — обращайтесь, мы с радостью поможем!