7 первых результатов внедрения KPI и панелей индикаторов в нашей компании

Закончился выделенный мной месяц тестирования первых, разработанных нами панелей индикаторов. Напомню, что моя идея — ежедневное утреннее информирование каждого сотрудника о состоянии важнейших показателей KPI (для каждой роли свои показатели) компании и сравнение с плановыми значениями. Пользователь системы получает каждое утро до начала рабочего дня информационное письмо с таблицей своих индивидуальных показателей, их текущие значения, плановые значения и процент выполнения плана.
Ради шутливого примера: если показатель фермера-тракториста в месяц 400 гектар перепаханной земли, то 10-го мая он на электронную почту получит показатель: перепахано земли 120 Га, плановое значение 400 Га, процент выполнения 30%. Я предполагаю, ему это покажет текущую картину и мотивирует ускорить темп. Особенно хорошо будет работать система панелей индикаторов в сочетании с системой мотивации, поддерживающий борьбу за показатели.

В предыдущей статье я рассказывал, что решил начать внедрение показателей сверху вниз. То есть первоначально система запускается для меня (операционного руководителя Интерлогики), я ее тестирую месяц, потом система запускается для топменеджеров — руководителей направлений, — они ее тестируют и далее информационные сообщения начинают мотивировать всех без исключения сотрудников. Так как я начал с себя, поделюсь с вами первыми результатами. Откровенно, я не ожидал такого эффекта от всего лишь утренних электронных писем!
Бывают и другие варианты потери сайта

1. ЭТО РЕАЛЬНО МОТИВИРУЕТ, КОЛЛЕГИ!

Так как одним из моих показателей является дебиторская задолженность (условное значение 1 млн. руб. в месяц), то я осознаю, что это мои деньги, которые все еще находятся у моих Заказчиков. Естественно, плановым значением было выбрано 0 млн. руб. дебиторской задолженности. Каждый день я получаю письмо с показателем «остаток дебиторской задолженности» и это мотивирует меня поднимать трубку и звонить ответственным лицам компании или даже заказчикам, чтобы попросить об оплате счетов.

Другим показателем является выручка (условное значение 5 млн. руб.). И каждый день ты понимаешь, что достиг всего лишь хх% плана по выручке. То есть я начинаю думать о способах повышении выручки.

Объем выполненной работы прямо влияет на выручку, поэтому он является следующим для меня показателем. Объем работ увязан математически с дебиторской задолженностью и выручкой следующих периодов. Понимая, что выработка недостаточна на сегодня, я понимаю, что поступлений денег на счета в следующем месяце будет недостаточно, и вновь я поднимаю трубку телефона.

2. ПЛАНЫ ПРИШЛОСЬ УВЕЛИЧИТЬ

Я наглядно увидел, когда значения показателей приближаются к 100, а иногда 120%, что план по показателю маловат. Это стимулирует меня постоянно расти. «Как езда на велосипеде — чтобы не упасть надо двигаться!» (с) цитата взята у Наполеона Хилла. За месяц тестирования я увеличил некоторые плановые значения.

3. СИСТЕМА БАЛАНСИРУЕТСЯ

А значит все перекосы значений показателей визуально видны. Причем, намного лучше, чем в «сферическом вакууме», когда структура сбалансированных показателей развернута, но используется пару-тройку раз в месяц. Это работает в динамике. Я ежедневно изучал что было вчера по вчерашнему письму, что изменилось за день и какие изменения повлекли за собой другие изменения.

Напомню, что система показателей называется сбалансированной из-за того, что в бизнесе все взаимосвязано. Например, дебиторская задолженность складывается из суммы дебиторки прошлых периодов плюс выставленные вами сегодня акты выполненных работ и счета. И дебиторская задолженность не может увеличиться или уменьшиться сама собой, а только в случае успешных продаж или оплаты покупателями ваших счетов, соответственно.

Причем, показатель объема выставленных счетов прямо связан с объемом товара, отгруженного покупателям, а они, в свою очередь, с планом продаж отдела продаж. Зачастую, зависимость не линейная, а подразумевает разгоны или экспоненты. Например продажам завышают показатель плана до 120% от производственных мощностей, в расчете на их устремления. А дебиторку редко можно возвратить до 0, так как все равно некоторые покупатели затянут с оплатой. Надеюсь, мои объяснения не покажутся вам пространными.

Я изменял плановые значения показателей, на которые обращаю внимание в автоматических письмах, чтобы максимально мотивировать себя к достижению.

Тут стоит отметить, что слишком завышенные плановые значения, равно как и слишком простые для достижения скорее демотивируют. Поэтому нужно постоянно искать баланс. Как говорил в своем тренинге Радмило Лукич: «Если в начале месяца продавец понимает как он выполнит план продаж, то это плохой (слабый) план продаж!».

4. ВЗГЛЯНУЛ НА ПОКАЗАТЕЛИ ПО-НОВОМУ!

Ряд показателей, как только они стали ежедневными, пришлось поменять. Выяснилось, что каждый день мониторить кассовую выручку (БДДС) и доходы, и расходы (из БДР) в Интерлогике не информативно.

Экономистам будет понятен весь этот БДСМ!

В нашем бизнесе они практически идентичны. Причем, изменения коснулись всей структуры KPI. Я пересмотрел показатели для себя, руководителей направлений и некоторых менеджеров. Это произошло благодаря ежедневному контролю динамики изменений значений. Просто попробуйте сами ежедневно отслеживать показатели и сами убедитесь, что некоторые из них дублируются по сути.

Задача панелей индикаторов и контроля показателей — быть максимально информативным. То есть получать ежедневно минимальное количество параметров бизнеса, но достаточное, для понимания картины и принятия эффективных управленческих решений. То есть нужно выбрать из максимума отчетов и значений своей учетной системы только те, которые вы наиболее часто отслеживаете. Я писал об этом статью — рекомендую посмотреть, как это лучше сделать: http://www.interlogika.ru/blog/infrastruktura/panel-indikatorov-osnovnykh-pokazateley-biznesa/
Бизнес-анализ — это совокупность процессов, инструментов и технологий, необходимых для превращения данных в информацию, а информацию — в знания и планы, обеспечивающие эффективное ведение бизнеса. (Из книги Яккерсона)

5. НАПОМИНАНИЕ О ЦЕЛЯХ – ДВИГАТЕЛЬ ЛИДЕРА!

Важно ежедневно напоминать себе о целях компании и своих лично. Эту информацию я включил в текст утреннего сообщения. Начиная свой управленческий день, я настраиваюсь на цели - освежаю и обдумываю их под разными углами.

6. ПРОВЕРИТЬ ПОКАЗАТЕЛИ УСПЕВАЮ ДО ЗАВТРАКА

Не требуется отвлекать от работы замов, помощников и референтов, чтобы получить отчет. Не требуется даже ползать в 1С-ку, что зачастую неудобно в поездке или на отдыхе. Система автоматически извлекает информацию из моей учетной программы (у нас это «1С: Бухгалтерия 8») и в максимально информативном виде отправляет мне на имэйл. Когда я вижу, что все сотрудники работают как надо и показатели двигаются динамично к плановым, — я спокоен, если нет — я выкраиваю время для общения с менеджерами.

Для ежедневного контроля состояния собственного бизнеса раньше мне требовалось: Подключиться к базе, зайти в отчеты, внести параметры (месяц, отбор), получить значения, сравнить их с планами, сравнить их между собой для поиска закономерностей и принятия управленческих решений. Теперь вся операция у меня занимает !!!60 секунд!!! и я могу выполнить ее еще до завтрака.

7. ПОВЫСИЛСЯ КОМФОРТ РАБОТЫ

Я обнаружил некоторые закономерности в изменении показателей и действиях сотрудников на них. Например я заметил, что когда производственники достигают уровня 85% плана их динамика существенно падает. Такой визуальный взгляд на показатели позволил мне ввести новые правила и инструкции для направления разработчиков, избавится от рывковых действий специалистов, а следовательно, повышенных на них нагрузок. Я ввел в работу новую схему взаимодействия с Заказчиками и подписания учитывающих выполненную работу документов. Комфорт работы для спецов увеличился, а значения показателей выработки даже подросли на 15-20% в среднем.

Резюмируя

Прямой экономический эффект заметен даже после месяца использования лидером компании. Я с нетерпением жду запуска на уровне управленческой команды и потираю руки. Мы с вами боремся за повышение эффективности бизнеса — то есть достижения больших результатов меньшими ресурсами. Так давайте начинать с ценности собственного времени, с повышения эффективности управленческого плеча! И постепенно переходить к внедрению современных методов мотивирования для сотрудников всех уровней.

Идея частично позаимствована в компании Google, где эффективно действует метод Objectives and key results.

Из опасений

Любое систематическое действие, выполненное много-много раз, вызывает у человека привыкание. Как говорил Володя Шарапов: «глаз у наблюдателя замыливается». В особо запущенных случаях, мозг перестает реагировать, включает режим игнор. Я опасаюсь, что для некоторых сотрудников, после выработки привычки, письма перестанут иметь вау-эффект и перестанут воздействовать как задумано. Как избавится от этого потенциального риска я еще не придумал и уповаю на сознательность и мотивирующий настрой моих ребят. Да и систему мотивации компании, которая тесно связана с показателями, мы продолжим совершенствовать.

Благо, современные интерфейсы и технологии обладают методиками, которые не дадут задремать.

Также рекомендую прочитать две предыдущие статьи на эту тему:
Автор статьи: Алексей Баранов
Основатель Интерлогики, стратег автоматизации
Опубликовано: 8 Августа 2017
Поделитесь этой статьёй с друзьями
Мы ответим на ваши вопросы
Оффер по статье
Made on
Tilda